Business Connections コース受講記6. Levels of Formality (形式的行為の水準)

Homan由佳の“Business Connections”コース受講記

英語のlevels of formality (形式的行為の水準)

英語ライティングの levels of formality(形式的行為の水準)は通常、”formal”, “semi-formal”, “casual” の3つに区分されます。私の知る限りでは、「ビジネス英語」と冠がつくemailの書き方などのテキストで例外なく強調される概念です。3つのタイプの例文を示すことで学習者が丁寧さの度合いを比較してその度合いを習得するパターンが多いようです。

書き手と読み手の社会的立場や、その関係性を左右する状況などで formality の水準は変わります。メールを送る相手はクライアントなのか、上司なのか、同僚なのか、部下なのか。メッセージを書く目的は謝罪なのか、提案なのか、勧誘なのか、命令なのかなど、その場のコンテクスト(context=文脈、背景)によって書くトーンは変化するはずです。

ビジネス上のパワーバランスが明確な顧客とのコミュニケーションでは特に気を遣うことになるでしょう。重要顧客からの苦情を受けて謝罪のメールを書くともなれば、言葉遣いや対応に細心の注意を払うことになります。そしてformalityの水準は文化的相違にも関係するので国によっても異なるはずです。

formalityを軽視した場合のリスク

「英語には敬語がないからそこまで神経質になる必要はない」「アメリカ人はフレンドリーだから形式張らない方が良い」と言う声を(アメリカ人本人からも!)聞きますがここは要注意です。ビジネスの文脈で formalityを軽視した場合、それが本意ではないにせよリスペクト(配慮)に欠けるメッセージになればビジネスリスクに及ぶことは十分考えられます。

確かにアメリカではクライアントに対してもファーストネームで呼ぶことが多いですが、それは単なる慣習であって、パワーバランスを無視するようなトーンは避けなければなりません。書く時も話す時も、親しみやすさの中にしっかり相手への敬意が感じられるコミュニケーションスタイルは、文化、年齢、性別などに関係なくスマートだと感じます。

ただこの formality の塩梅というのはなかなか難しいものです。相手への配慮を盛り込み過ぎると文章が冗長になる傾向がありますので、ビジネス文書の鉄則ルール「明確で簡潔なメッセージを書く」に外れないように注意が必要です。

かくいう私も、歯切れの悪いメールを書いてしまうことが多々あります。もともとイギリスの古典小説が専門で、好きな作家の文章が難解で謎解きをしながら読んでいたこと、またアカデミックな論文に触れる機会が多かったので、英文は読みやすいよりも回りくどい表現でまとめたほうが格好良いと勘違いをしていました。それに輪をかけて英語が母語ではないので不自然な英文を(読み手への配慮なく)書いていました。

次ページ:ビジネスライティングに重要なformalityとは?

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Yuka Homan

ジーワン・コミュニケーションズ取締役。立正大学教授。専門はメディア英語、英語教育。 仕事で英語と長く接してきた経験をもとに、英語を外国語として学ぶ者として、また英語を教える立場から日々感じることや、内面から女子力をアップするようなちょっとした知識もとりいれつつ、徒然なるままに書いていきたいと思います。
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