Business Connections コース受講記5. 議事録(サマリー)を作成する

Homan由佳の“Business Connections”コース受講記

ビジネス・コネクトコースを終了して

ご報告が遅れてしまいましたが、無事ビジネス・コネクトコース8週間のコースを終了しました!

後半は仕事との兼ね合いで予定どおりに進まない時もありましたが、書きかけの課題を保存しておくことができますし、逆に書いたものは数日寝かせておくほうが仕上がりがよくなる効果もあって、最後まで順調に進めることができました。久々にゴールに到達したときの達成感を感じました!

改めてビジネス英語ライティングについて色々と考える機会にもなりました。教壇に立つ教師は、こうやって学ぶ立場に立つことも必要なのだと実感しています。

重要な打ち合わせには事前準備が必須です

さて、今回は以前のBCコース受講記3「ビデオ会議に参加する」の続編で、Case Study 3: Introducing a new product and clarifying a customers’ needs のビデオ会議での失敗談のエピソードです。

3回目のビデオ会議なので、会議直前にテキストを読み直す事前準備も慣れてきたところだったのですが、このセッションは冷や汗ものでした。チューターとのビデオ会議は時間的に余裕をもって設定していたのですが、本業の大学での会議が予想以上に長引いてしまい、駆け込みでBCコースのバーチャル会議に入室した時、すでに約束の時間を過ぎていました。

事前に読むべき資料に目を通す時間がなく、チューターとの会議(クライアントとの打ち合わせのロールプレイ)では、歪んだ笑顔を見せながら内心パニック状態でした!前のブログでも書いたように、ロールプレイではその役になりきって感情移入すると英語のパフォーマンスが良くなるという持論があるのですが頭が真っ白でそのような余裕もありません。

このケーススタディでの私の役割はStationary Supremeという文具会社の営業担当者(a sales representative) で、会議に出席しているpurchasing agent (購買代理業者)に文具を購入してもらうよう交渉することが目的です。

皆さんも経験があると思いますが、経験が浅い営業担当者であれば尚更、クライアントとの重要な打ち合わせの前にはこれまでemailでやり取りをしていた資料をあらかじめおさらいして打ち合わせに臨みますよね。今回私はその営業の鉄則を破り、会議に遅れたという失態からの気持ちの切り替えもうまくいかず、I’m sorryを連発してしまう苦しい状況で、話し方もしどろもどろ。極めつけは、自社製品の特徴が頭に入っていないので、簡単なロールプレイのタスクなのにスムーズに商品説明ができないのです。

クライアント役のチューターからの助け舟でなんとか交渉を進められましたが、20分の苦しい会議はいつもより長く感じました。ビデオ会議を退出してしばらくすると、チューターからビデオ会議の評価を受けたのですが、当然ながら評価点は低かったです。。。あぁ不甲斐ない!

議事録作成で会議の失敗を挽回

別の日、新たな気持ちで今回のビデオ会議の課題である議事録の作成に取りかかりました。議事録は社内メモ用に営業の進捗に関する情報を所属部署で共有する目的で、会議の概要(サマリー)を簡潔にパラグラフ形式で(箇条書きではなく)まとめることになっています。

私は今回の会議の失態を反省するとともに、この課題で名誉挽回をしようといつもと違うひねりを加えようと考えました。いきなり会議の概要から始めるのではなく、この会議の目的とこれまでの経緯を説明するパラグラフを冒頭に付け加えました。それがこちらです。

After introduction our new line of the fountain pens to Stationary Stop by email, I was invited to contact Mr. Smith for a video meeting to further discuss our new product line. The following is a summary of our conversation. This was my first meeting with one of our major clients, but I have to admit my sales performance was rather clumsy with less preparation for the new line’s information. I’ll definitely send a follow-up email to Mr. Smith to catch up with what I didn’t cover in the meeting.

Mr. Smith asked his questions about whether the Seasonal and Rosewood’s use cartridges or ink from a bottle, what color is available, and what material the Seasonal line is made of. I answered his questions and explained about the cost of each type of pen. It seems that Mr. Smith is particularly interested in the Seasonal with ink from a bottle with which 80% of the Stationary Stop’s customers use. They sell fountain pens at the average of $20 for lower-end consumers and $80 for top-end consumers. They might be interested in a “Frixion Ball” type which is an erasable ball-point pen for their customers’ practical use. In the meeting, unfortunately I couldn’t describe a “piston converter” for using ink from a bottle in this meeting, so I’ll send a manual showing how to fill pens to Mr. Smith as soon as possible.

Yuka Homan

さらに工夫したのは、第1パラグラフの下線部です。●自分が営業のルーキーで重要クライアントとの打ち合わせはこれまで未経験であること ●自社製品のうまく説明ができなかったこと ●説明できなかったフォローをできるだけ早く、といった自分の思いを正直に上司に報告するイメージで書きました。

本来、議事録は事実のみの記述が許される場ではありますが、会議サマリーと別のパラグラフで状況報告をするのは許容範囲ではないかと考えたわけです。チューターからはこちらのフィードバッグが戻ってきました。

Overall, I think that you did a nice job. The first paragraph is well written and is similar to what I think I would write to my superior at the company, if our roles were reversed.

「自分も同じ立場なら上司にそのように書くだろう」の共感コメントは嬉しかったです。

やった!

自社の製品説明ができなかったのは、営業経験がなかったからではなく資料の読み込み準備不足だったのが真実なのですが、ここは架空の状況ということで真実を承知しているチューターも理解してくれたのだと思います。

果たして名誉挽回ほどの結果が出たかはわかりませんが、少なくとも営業努力は認められたようです。皆さんも失敗をバネに発想力を鍛えませんか。

ビジネスの文脈で英語4技能を高めることの大事さ

BCコース終えて改めて感じるのは、ビジネス英語力は、ビジネスの文脈で文書を「読む」、emailを「書く」、会議で「話す」「聞く」能力を包括的に高めることで身につくのだろうということです。また、「ビジネスの文脈」ではクライアントや上司といった特定の社会的関係を意識したコミュニケーションに留意することも必要なのだと感じました。Business Connectionsというコースのネーミングもこうした意味合いと関係があるのかもしれません。次回、コースを終えて考えることをもう少し綴ってみたいと思います。

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Yuka Homan

ジーワン・コミュニケーションズ取締役。立正大学教授。専門はメディア英語、英語教育。 仕事で英語と長く接してきた経験をもとに、英語を外国語として学ぶ者として、また英語を教える立場から日々感じることや、内面から女子力をアップするようなちょっとした知識もとりいれつつ、徒然なるままに書いていきたいと思います。
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